对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告是建筑施工企业合同管理制度中的一条规定。
一、建筑施工企业合同管理制度
一章 总则
三条公司法务部是公司合同管理机构，在公司法定代表人领导下，负有以下职能：
1、负责修订和完善公司合同管理制度，指导各部门制订合同管理实施办法;
2、负责制订公司自用合同的格式文本;
3、负责组织有关合同管理的法律知识讲座和培训;
4、负责解答合同签订、履行等方面法律问题;
5、会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见;
6、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况;
7、参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案;
8、负责公司合同文本的归档工作。
公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作，有条件的，应指定专人负责具体工作。
二章 合同的签订
四条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过评审程序评审后，方可批准签订。
五条 公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。
六条 经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。
七条 属投标中标的项目，经办人要召集有关部门共同审查业主招标文件，确定我方投标书主要条款。
八条公司对外签订的合同，有格式文本的，应使用格式文本签约;与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上采用GF-999-00版本的建设工程施工合同。不具备上述条件的，也必须采用合同书形式，严禁口头协议和非正规书面形式。
所有合同均应约定以加盖公司合同专用章为合同成立要件。
九条 经办人应将准备签约的合同文本及相关材料送交公司法务部。公司法务部应在时限内会同有关部门对合同内容进行审查，并书面提出审查意见。
对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。
十条 批准人应当根据审查人的审查意见，决定合同的批准。
公司合同专用章的管理机构，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。
三章 合同的履行
十一条 合同依法签订后，即具有法律约束力。履行部门必须认真履行合同，确保信誉。
十二条 对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。
当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知公司法务部，共同商定应对措施。
履行过程中一旦发生不可抗力和三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解。并收集好相关证据。
十三条 履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。
十四条 合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度二章关于合同签订的程序办理。
十五条合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。
四章 合同文本的管理
十六条 合同签订后，经办人应将合同文本和相关资料报公司法务部备案。
十七条 合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料及时移交公司法务部。
十八条 公司法务部应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。
五章 责任与奖惩
十九条 对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：
1、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益;
2、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失;
3、其他故意违反本管理制度的行为。
二十条 对严重违反本管理制度行为，公司除给予有关人员纪律处分外，还可视情况要求其承担所造成的部分损失。
二十一条 公司职工均有权检举、揭发违反本管理制度、损害公司利益的行为。对于检举、揭发属实的，公司除给予该职工一定物质奖励外还负责保密。
二十二条 对于认真执行本管理制度并为公司带来经济利益的有关部门和人员，公司将公开表彰并给予物质奖励。
六章 附则
二十三条 本管理制度由公司法务部负责解释。
二十四条 本管理制度自 年 月 日起开始执行。
二、施工合同管理流程
(一)首先建立合同实施的保证体系
1、在施工项目中设有专职的合同管理人员，使现场的合同管理专职化。
2、在合同总分析和合同详细分析的基础上，将合同总体目标分解到合同实施的具体问题和具体工程活动上。
3、组织项目小组成员和各工程小组负责人学习合同文件和合同分析文件，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家对合同概况、主要精神、合同总目标有较为深刻的理解，树立全局观念，避免施工中的违法行为。
4、将合同事件责任分解落实到人，并做出问题的说明完不成责任的影响和法律后果。
5、建立有效方便的文档系统，使合同的监督、跟踪和诊断工作正常进行，有利于及时正确地决策，而且在发生纠纷时能及时地提供有力的证据。
6、建立报告和行文制度，工程中合同有关各方的沟通都应以书面形式作为最终的依据并形成制度，这样才能保证各工程活动有根有据。
(二)及时做好合同跟踪
1、对合同文件和各种工程文件资料进行分析整理，或通过对施工现场的直接了解得到反应工程实施状况的信息。
2、分析工程实施状况与合同、合同分析文件等的差异和差异程度。如未完成合同责任、工期拖延、成本超支、质量不合要求等。
3、分析工程中存在的问题，评价合同履行情况，提出分析报告。
(三)根据合同分析结果，实施有效的合同监督
1、现场中对各工程小组、项目小组或分包单位工作的监督，给它们以合同方面的帮助，如落实计划、提供工作保证、协调他们之间的关系，对出现的问题进行合同方面的解释。
2、对建设单位及监理单位进行合同监督，协调与他们的关系，如督促他们完成合同职责，检查对方合同责任情况，追究其违约责任，进行合同索赔与反索赔，处理合同纠纷。
3、参与各种检查验收，并提出相应的报告。
4、对各种来往信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件等做合同方面的审查和控制，并记录在案，及时预防行为的法律后果，弥补自己工作中的漏洞，而且有利于寻找对方工作中的漏洞，及时提出索赔要求。
5、经常性地解释合同，对工程中出现的特殊问题进行合，及时预防行为的法律后果，弥补自己工作中的漏洞，而且有利于寻找对方工作中的漏洞，及时提出索赔要求。
6、收集、整理、保存各种工程资料。
(四)进行有效的合同诊断
1、逐条分析各个问题产生差异的原因及内部和外部的各种影响因素。
2、分析各种影响因素达到影响程度的大小。
3、分别确定各个影响因素由谁引起，按合同规定应由谁承担责任以及承担责任的大小。
4、对这些问题和差异采取什么样的解决措施。如责任方增加生产要素投入，采取新的技术方案，提出索赔要求，修改计划或修订合同。
总之，使合同管理贯穿于从投标到工程竣工的全过程，既有利于合同目标的实现，又使技术和经济相结合，产生良好的经济效益。
三、建筑工程合同签订阶段有什么法律风险
1、合同主体资格的风险
大型建筑企业大多数都在外地开办有分公司，但是其中有很多分公司名义上是某企业的分公司，实际上是包工头在独立运作，包括投标、施工等。按照一般的"行规"，包工头中标之后，应该是以建筑企业本身的名义来签订合同的。但是，有部分包工头为免交一定数量的管理费，中标之后不通知建筑企业，而是私刻建筑企业的公章来与业主签订合同。一旦出了问题，包工头就跑了，而合同又不是建筑企业自己签的，业主的利益很难保障。
2、合同双方权利义务约定不全面的风险
目前工程合同中普遍存在的一个现象就是合同双方的基本权利义务约定不全面，主要是义务方面存在漏项。比如对于业主来说，招标时候的本意是打算将施工过程中的一些附随工程也交给施工单位承担，但是合同条款里面表达的不是很准确，于是施工单位就以超出合同范围为由拒绝施工，其主要目的无非是借机多收一点钱，但业主也没有办法，只好再额外多花一点钱。
3、合同计价方式约定不当的风险
国内工程合同里面最常见的计价方式有三种，分别是总价包干、单价包干、成本加酬金。三种计价方式其实是有各自的适用特点的，不能不加考虑的随便选用。比如总价包干方式，适用于技术不是很复杂、图纸已经很稳定、工期也不是很长的工程，也就是适用于一些合同风险已经基本明了的工程。但是如果双方不加考虑地把这种计价方式应用到某个技术很复杂、设计不稳定的工程中，后果将是要么因为总价定得太高导致业主受损、要么因为总价定得过低导致施工单位受损，同时施工过程中双方还会为了价格不断争吵、扯皮，影响施工进度。
4、合同条款的合法性风险
合同双方不一定都懂得法律规定，尤其是一方懂、另一方不懂的时候，往往就会出现问题。比如某工程，承包商找到分包商，想把工程中的某一段交给分包商完成。但是分包商自己明白，这一段工程地质情况非常复杂，地下管线也不明，施工起来其实风险很大。于是分包商就要求在分包合同里面约定安全责任由承包商独自承担，这样他才同意施工。承包商明白这个约定是无效的，但是为了骗取分包商进场施工，就答应了。事后果然发生事故，最终业主要求分包商和承包商一起承担连带责任。
5、付款条款不明确的风险
